Ziel der Abstimmung sind keine schönen Bücher, sondern dass jedes Geld nachvollziehbar ist: wie viel eingenommen, wie viel erstattet, über welchen Kanal verbucht, und welche Bestellung wem Geld schuldet. Die Abstimmung läuft auf drei Linien: Schicht-/Tagesabschlüsse an der Kasse, Zahlungs- und Erstattungsströme im Zahlungsverkehr, Einkaufsabstimmung im Einkauf.
Schicht- und Tagesabschlüsse: Beim Schichtwechsel führt die Kasse einen Schichtabschluss durch, der Bestellungen und Einnahmen der Schicht in einem Schichtprotokoll zusammenfasst; der Tagesabschluss aggregiert pro Kalendertag. Bargelddifferenzen zuerst über 'Schichtprotokoll vs gezähltes Bargeld' eingrenzen – Verantwortung liegt je Schicht fest.
Zahlungs- und Erstattungsströme: Jede Zahlung und Erstattung hat einen eigenen Datensatz – Methode, Kanal und Zeitpunkt einzeln nachvollziehbar. Abgestimmt wird gegen die Abrechnungen im Backoffice der Zahlungskanäle; Differenzen liegen typischerweise bei noch nicht ausgezahlten Erstattungen oder bei Gebührenrundungen.
Einkaufsabstimmung: Abstimmungsauszüge zwischen Filialen und Lieferanten durchlaufen drei Status – 'ausstehend', 'Lieferantenbestätigung offen', 'abgestimmt' – Lieferanten bestätigen im Lieferantenportal. Erst abgestimmte Auszüge sind Grundlage für Zahlungen.
Empfohlener Rhythmus: Tagesabschlüsse täglich, Zahlungsströme wöchentlich prüfen, Einkaufsabstimmung pro Einkaufszyklus. In einem System, in dem alle drei Linien belegbasiert sind, heißt Abstimmung 'Unterlagen prüfen'; in einem System mit Handbuchhaltung heißt sie 'sich erinnern'.